Warum Projektmanagement?

ZUSAMMENFASSUNG

Warum sollen wir uns mit Projektmanagement überhaupt auseinandersetzen, wenn doch die Quote der gescheiterten Projekte immer noch so hoch ist? Genau deshalb, und weil der Bedarf an Projektmanagern in den nächsten Jahren riesig ist. Die Welt ist im stetigen Wandel, die Herausforderungen werden nicht weniger und viele Veränderungen und Transformationen beginnen mit einem Projekt.

Uneinsichtigkeiten und administrativer Ballast

In einigen meiner Projekte, bei denen das Thema Projektmanagement noch recht neu war, schlug mir öfter entgegen: „Wie jetzt, ich soll auch noch einen Bericht schreiben?“, „Wir brauchen keine Projektplanung, ich weiß was ich zu tun habe.“ Oder „Wozu treffen wir uns für Risikomanagement? Wir haben doch noch nicht mal angefangen!“ Da heißt es lächeln und mit viel Geduld erklären, wie der Zusammenhang zwischen Projektauftrag und Projekterfolg, und allem, was dazwischen zu tun ist, liegt. Der Widerstand ist nicht selten groß, denn Projektmitarbeiter geben sich nicht gleich geschlagen, schließlich will man sich nur den interessanten und vielversprechendsten Aufgaben widmen bzw. ist das Tagesgeschäft erdrückend genug, um sich nicht noch mit mehr „administrativen Ballast“ zu beschäftigen.

Noch zu viele Projekte, die scheitern

Wenn man also mit Logik nicht weiterkommt, müssen Fakten her! Das ist leichter gesagt als getan. Ich empfinde die Statistiken dazu im Allgemeinen als dürftig und manchmal schon recht alt. Dennoch ein paar ausgesuchte Zahlen, um sie mal gehört zu haben:

52% aller IT-Projekte erfüllen die Anforderungen nicht vollständig*1
17% aller IT-Projekte überschreiten die Kosten und treffen nicht den vereinbarten Termin*1
Nur max. 50% der IT-Projekte werden als erfolgreich bezeichnet*1
Gut 20% aller IT-Projekte werden abgebrochen*1
Lt. einer Studie der GPM und der PA Consulting (2008) scheitern mehr als 30% aller Gesamtprojekte
Öffentliche Großprojekte sind durchschnittlich 73% teurer als geplant*2

Ja, diese Fakten sind ernüchternd, auch für die, die täglich damit zu tun haben. Aber was sind die Punkte, die ein Projekt oft ins Schwanken bzw. zum Fallen bringen? Hier ein Auszug:

Unklare oder unrealistische Ziele und Anforderungen. Meiner Erfahrung nach, wird dieser essentielle Punkt gern übersprungen oder zu ungenau mit dem Auftraggeber abgestimmt. Hier spielen die Themen Kommunikation und Fehlerkultur mit hinein. Aus Scheu, sich vor dem Auftraggeber oder dem eigenen Team die Blöße zu geben o.ä., werden wichtige Grundsatzfragen nicht gestellt. Dabei darf man nicht vergessen, dass die Sichtweisen der unterschiedlichen „Berufsgruppen“, und ja, manchmal auch innerhalb der eigenen, auf ein Thema nicht verschiedener sein können, je nach Vorstellung und Erfahrungen der jeweiligen Menschen. Wer also diesen Punkt nicht sorgsam genug bearbeitet, hat bereits von Anfang an verloren.
Mangelhafte Planung. Das ist der klassische Stolperstein. Mit einer unzureichenden oder unrealistischen Zeit- und Ressourcenplanung werden notwendige Ressourcen, wie Personal, Budget, Technologie und Zeit unterschätzt oder nicht ausreichend eingeplant. Nicht selten steht es im direkten Zusammenhang mit Punkt 1). Es ist erst recht schwierig, wenn man als Unternehmen/ Organisation auf ein bestimmtes Projekt angewiesen ist. Nicht selten sind diese Planungen bereits von Anfang an unhaltbar.
Fehlende und ineffiziente Kommunikation. Zugegebenermaßen ist dies ein wachsendes Problem je größer das Projekt. Das erscheint logisch. Hierbei geht es um gemeinsames Verständnis, Abstimmungen und die Vermeidung von Fehlern innerhalb des Projektteams, mit Stakeholdern oder dem Management. Und wieder ist zu berücksichtigen, dass diese Kommunikations-Zielgruppen unterschiedliche Sichtweisen, Vorstellungen und Wissenstiefe zu dem jeweiligen Projekt haben.
Fehlende Unterstützung durch das Management/ Stakeholder-Engagement. Ja, das kann ein Projekt tatsächlich „verhungern“ lassen. Wenn das (Top-) Management das Projekt nicht ausreichend unterstützt oder wichtige Stakeholder nicht eingebunden oder willig sind, fehlt es an Rückhalt, Entscheidungen werden verzögert oder gar nicht erst getroffen. Das ist somit definitiv ein Punkt für Punkt 3) und 5).
Unzureichendes Risiko- und Chancenmanagement. Dieses Thema wird immer unterschätzt und nicht immer gut verstanden. Das frühzeitige Erkennen, Bewerten und Bearbeiten von potenziellen Risiken sind absolut entscheidend. Wenn Risiken ignoriert oder nicht (früh genug) aufgedeckt werden, können sie ein Projekt zum Scheitern bringen.
Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten. Je größer das Projekt, desto wichtiger ist diese Aufgabe. Wenn nicht klar ist, wer für welche Aufgaben und Entscheidungen zuständig ist, kommt es zu Doppelarbeit oder unbesetzten Aufgabenbereichen und führt zu unnötiger Verwirrung im Projekt. Dieser Punkt schließt sich gleich an Punkt 2) an.
Ungenügende Projektüberwachung und -steuerung: Eine fehlende Kontrolle des Projektfortschritts und die damit einhergehende Unfähigkeit, auf Abweichungen schnell reagieren zu können und Korrekturmaßnahmen einzuleiten, sind ebenfalls kritisch. Den Projektfortschritt zu messen ist nicht immer leicht, egal mit welcher Projektmanagement-Methodik, aber man kann bereits bei der Planung darauf hinwirken. Ein Projekt ohne Überwachung und Steuerung ist zu keiner Zeit aussagekräftig.

Projektmanagement funktioniert

Jemand, der dies bis hierher gelesen hat und noch nie mit Projektmanagement zu tun hatte, könnte jetzt denken „Funktioniert Projektmanagement überhaupt?“ Und da sage ich: ja, wenn man es richtig angeht! Wenn allen Beteiligten klar ist, welche Rahmenbedingungen nötig sind, um ein Projekt zum Erfolg zu bringen:

Klare und realistische Projektziele nach abgestimmten realistischen Anforderungen
Angemessene Ressourcenplanung und -verfügbarkeit
Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit
Starke Führung und Unterstützung durch das Management/ Stakeholdern
Umfassendes Risikomanagement
Kompetente Projektleiter und ein motiviertes Team
Einsatz geeigneter Projektmanagement-Methoden und -Tools

Schließlich sind immerhin irgendetwas zwischen 20-50% aller Projekte erfolgreich! Je nach Größe oder Branche oder auch Unternehmensgröße. Mit der agilen Projektmanagement-Methode sind Projekte etwas erfolgreicher. Projekte im Gesundheitswesen sind durchschnittlich erfolgreicher, was evtl. darauf zurückzuführen ist, dass die Geschlechterverteilung unter den Projektmitarbeitern im Gesundheitswesen am geringsten ist (41 %Frauen zu 59 % Männer), was auf eine ausgewogenere Belegschaft hindeutet. Wohingegen die Hälfte aller Bauprojekte weltweit scheitert, im Sinne des Projekterfolgs, und zwar an den Kosten. Aber auch hier ist in der Entwicklung sichtbar, dass es besser wird.

Rolle des Projektmanagers

Noch mehr Fakten? Lt. des Reports „Future of Jobs” (01/2025) des World Economic Forums steht der Beruf des Projektmanagers an 12. Stelle der zukunftsträchtigsten Berufe. Das PMI (Projekt Management Institute) hat daraufhin ausgerechnet, dass es bis 2035 einen Bedarf an 29,8 Millionen neuer Projektmanager weltweit gibt, ganz besonders in den Bereichen „Construction“, „Manufacturing“, IT-Services, and HealthCare. Also so verloren ist das Thema Projektmanagement doch nicht. Und wir dürfen nicht vergessen, dass Projekte die Treiber für Veränderungen sind und die Transformationen unserer Zeit weltweit voranbringen.

Quintessenz

Ich arbeite jeden Tag daran, dass das Thema Projektmanagement die Aufmerksamkeit bekommt, die es braucht, wenn es um Projekte geht. Niemand hat ein Muster oder eine Schablone für ein erfolgreiches Projektmanagement, denn es sind immer verschiedene Menschen, mit denen wir Dinge umsetzen und vorantreiben. Wir setzen Projekte für Menschen um, für die sich etwas ändert. Es geht im Projektmanagement genau darum und nicht, ob agil oder klassisch oder hybrid. Wenn wir das transportieren können, sehe ich eine große Chance für mehr Akzeptanz für ein strukturiertes Projektmanagement und damit auch für mehr Projekterfolg.