Projektmanagement

Why project management?

Tue, 09 Sep 2025 13:06:50 GMT

Why project management?

SUMMARY

Why should we even bother with project management when the failure rate for projects is still so high? Precisely because of this, and because the demand for project managers will be enormous in the coming years. The world is constantly changing, the challenges are not getting any less, and many changes and transformations begin with a project.

Intransigence and administrative ballast

In some of my projects, where the topic of project management was still quite new, I was often confronted with comments such as: ‘What, I have to write a report as well?’ or ‘We don't need project planning, I know what I have to do.’ Or ‘Why are we meeting for risk management? We haven't even started yet!’ That's when you have to smile and explain with a lot of patience how the project assignment and project success are connected, and everything that needs to be done in between. Resistance is often strong, because project staff don't give up easily. After all, they only want to devote themselves to the most interesting and promising tasks, and day-to-day business is overwhelming enough without having to deal with more ‘administrative ballast’.

Too many projects still fail

So, if logic doesn't get you anywhere, you need facts! That's easier said than done. I find the statistics on this generally poor and sometimes quite old. Nevertheless, here are a few selected figures for your information:

52% of all IT projects do not fully meet requirements*1
17% of all IT projects exceed costs and do not meet the agreed deadline*1
Only a maximum of 50% of IT projects are considered successful*1
A good 20% of all IT projects are cancelled*1
According to a study by GPM and PA Consulting (2008), more than 30% of all projects fail
Large public projects are on average 73% more expensive than planned*2

Yes, these facts are sobering, even for those who deal with them on a daily basis. But what are the factors that often cause a project to falter or fail? Here is an excerpt:

Unclear or unrealistic goals and requirements. In my experience, this essential point is often overlooked or not discussed in sufficient detail with the client. Communication and error culture also play a role here. Out of fear of embarrassing themselves in front of the client or their own team, important fundamental questions are not asked. It is important to remember that the views of different ‘professional groups’, and yes, sometimes even within one's own group, can differ greatly on a topic, depending on the ideas and experiences of the people involved. So, if you don't address this point carefully enough, you've already lost from the start.
Poor planning. This is the classic stumbling block. With inadequate or unrealistic time and resource planning, necessary resources such as personnel, budget, technology and time are underestimated or not sufficiently planned for. This is often directly related to point 1). It is even more difficult when a company or organisation is dependent on a specific project. It is not uncommon for these plans to be untenable from the outset.
Lack of and inefficient communication. Admittedly, this is a growing problem the larger the project. That seems logical. This is about mutual understanding, coordination and avoiding mistakes within the project team, with stakeholders or management. And again, it must be taken into account that these communication target groups have different perspectives, ideas and levels of knowledge about the respective project.
Lack of support from management/stakeholder engagement. Yes, this can actually cause a project to ‘starve’. If (top) management does not provide sufficient support for the project or important stakeholders are not involved or willing, there is a lack of backing, decisions are delayed or not made at all. This is therefore definitely a point for points 3) and 5).
Inadequate risk and opportunity management. This issue is always underestimated and not always well understood. Early identification, assessment and management of potential risks are absolutely crucial. If risks are ignored or not identified (early enough), they can cause a project to fail.
Unclear roles and responsibilities. The larger the project, the more important this task is. If it is not clear who is responsible for which tasks and decisions, this leads to duplication of work or unassigned areas of responsibility and causes unnecessary confusion in the project. This point follows on directly from point 2).
Inadequate project monitoring and control: A lack of control over project progress and the associated inability to react quickly to deviations and initiate corrective measures are also critical. Measuring project progress is not always easy, regardless of the project management methodology used, but it can be worked towards during the planning stage. A project without monitoring and control is never meaningful.

Project management works

Anyone who has read this far and has never had anything to do with project management might now be thinking, ‘Does project management even work?’ And my answer is: yes, if you do it right! If everyone involved is clear about the framework conditions necessary to make a project successful:

Clear and realistic project goals based on agreed realistic requirements
Appropriate resource planning and availability
Effective communication and collaboration
Strong leadership and support from management/stakeholders
Comprehensive risk management
Competent project managers and a motivated team
Use of appropriate project management methods and tools

After all, somewhere between 20-50% of all projects are successful! Depending on size, industry or company size. With the agile project management method, projects are somewhat more successful. Projects in the healthcare sector are more successful on average, which may be due to the fact that the gender distribution among project staff in the healthcare sector is the lowest (41% women to 59% men), indicating a more balanced workforce. In contrast, half of all construction projects worldwide fail in terms of project success, due to costs. But here, too, the trend shows that things are improving.

Role of the project manager

Want more facts? According to the World Economic Forum's ‘Future of Jobs’ report (01/2025), the profession of project manager ranks 12th among the most promising professions. The PMI (Project Management Institute) has calculated that by 2035 there will be a need for 29.8 million new project managers worldwide, particularly in the areas of construction, manufacturing, IT services and healthcare. So, project management is not such a lost cause after all. And we must not forget that projects are the drivers of change and are advancing the transformations of our time worldwide.

Quintessence

Every day, I work to ensure that project management gets the attention it needs when it comes to projects. No one has a template or blueprint for successful project management, because we are always working with different people to implement and drive things forward. We implement projects for people for whom something is changing. That is what project management is all about, not whether it is agile, classic or hybrid. If we can convey that, I see a great opportunity for greater acceptance of structured project management and thus also for greater project success.

Would you like to know more, are you looking for advice for your project or support in your project? Then please feel free to contact me.

*1 Technical article ‘Failure of IT projects’ from derprojektmanager

*2 Hertie School of Governance; ‘Large-scale projects in Germany – between ambition and reality’, study published in 2017

Scope creep: When the project gets out of hand

Tue, 09 Sep 2025 12:58:21 GMT

Scope creep: When the project gets out of hand

Summary

Scope creep describes the uncontrolled expansion of a project's scope, often triggered by additional requirements. This phenomenon leads to delays in time and budget and overloads the team. But there are ways to combat it.

What is scope creep?

I imagine it as a huge fluffy thing that you want to cuddle, but which usually gets on your nerves.

Imagine you have a huge bookshelf. You have a clear plan: this Saturday morning, take the books out, dust them, wipe down the shelves, install lamps (which illuminate the entire bookcase from above), put the books back in, done. But then you think, ‘While I'm at it, I might as well sort through a few books, donate them to the local library and make room for new books at the same time.’ And there stands the fluffy thing, batting its pleading eyes. And then, ‘The bookshop is still open, I can go right now and buy the five books that came to mind when I was thinking about my bookshelf today.’ Before you know it, a Saturday morning project has turned into an all-day project that takes up more time and more budget. And the fluffy thing grins at me.

The term

Scope creep! This phenomenon is widespread in project work and can cause even the best-managed projects to fail. The PMI (Project Management Institute) estimates that 52% of projects struggle with scope creep.

The term scope creep describes the uncontrolled expansion of a project's scope. At the beginning, there is a clear definition of what the project should and should not achieve – that would be the ideal situation. This is the so-called scope. Scope creep occurs when, in the course of the project, more and more additional functions, requirements or tasks are added that were not originally planned.

The scope of the project often grows in small, inconspicuous steps and the fluffy thing gets bigger and bigger. One stakeholder asks for a ‘small change here’, another team member suggests a ‘cool new feature’, and before you know it, the original plan has vanished into thin air. The problem with this is that each of these small changes has consequences. It costs time, money and resources and can jeopardise the entire project.

Why does scope creep happen?

The reasons for scope creep are manifold and often human in nature:

Lack of clear project definition: If the scope of the project is vague or unclear from the outset, it is easy to add new things. A precise and detailed scope definition that is understood and accepted by all parties involved is the best protection.

Unexpected requests from stakeholders: Customers, managers or other stakeholders often see new opportunities during the course of the project and want changes. These requests are often justified with ‘It's just a small thing!’

Gold plating: This is a special case of scope creep, where the project team itself adds additional, unsolicited features. Out of a desire to deliver a perfect or particularly impressive product, features are often added that no one really needs. This is often observed in tech-savvy teams who are eager to use the latest technologies.

Communication problems: If communication between the project team and stakeholders does not work, misunderstandings can arise. A misunderstanding of the requirements can lead to the development of unwanted or additional functions.

Human factors: The desire to make customers happy is understandable and human, but it opens the door to scope creep. A lack of courage to confront issues is also inherent in this.

The Consequences:

The consequences of scope creep are rarely positive. A project in which scope creep has crept in almost always struggles with the same problems:

Delays. Every new requirement takes time. The planned end date can no longer be met, leading to frustration for everyone involved.

Budget overruns. More work means higher costs. The planned budget is no longer sufficient to complete the project.

Overloading the team. The team suddenly has to do more than originally planned. This leads to stress, overtime and, in the worst case, burnout.

Loss of quality. In order to somehow cope with the new requirements, compromises often have to be made in terms of quality. Work is rushed, tests are neglected. The end result is a product that has more features but is full of bugs.

Project cancellation. In extreme cases, scope creep can be so severe that the project becomes completely uncontrollable. Sometimes there is no choice but to cancel it completely.

Dealing with scope creep the right way

So, what do you do when scope creep comes knocking at your door and shakes up your plans? Even if not all ideas for project expansion are bad, they must be handled correctly. There are clear strategies to counteract it:

Clear project definition from the outset. Before the first step is taken, the scope of the project must be set out in writing. So-called scope statement/ requirements catalogue or similar documentation defines exactly what is included in the project and, very importantly, what is not. This document should be signed by all key stakeholders and, ideally, form part of the project assignment/project contract.

Robust change management process. Requests for new features or changes are not simply accepted ‘on a whim’. There should be a clear, formal process. Each request is evaluated: What impact does it have on time, costs and resources? This assessment is then presented to the stakeholders, who must decide whether they are willing to accept the additional costs and delays or whether it can be part of a new project.

Communication. Regular meetings with all stakeholders are crucial. The project manager must make progress transparent and communicate early on what impact changes could have. This keeps everyone up to date and avoids misunderstandings.

Protect the team. As project manager, it is your job to protect your team from uncontrolled requirements. Be the buffer between the team and the stakeholders. Remind them that the focus is on what was agreed at the beginning.

Quintessence

Scope creep creeps in slowly and unobtrusively and can cause even the best plans to fail. The good news is that with a clear definition, a robust process and open communication, you can keep this project disruptor at bay. Boundaries and a stable project scope are important – whether it's your bookshelf or the development of complex software.

Would you like to know more, are you looking for advice on your project or support for your project? Then please feel free to contact me.

Project management method: classic, agile or hybrid?

Tue, 09 Sep 2025 00:21:23 GMT

Project management method: classic, agile or hybrid?

Summary

The major project management methods are still valid today. Not every method is suitable for every project or project team. The three project management methods are briefly outlined here and general trends are presented.

Project management method: classic, agile or hybrid?

When I come to a project where the project staff are not very experienced in dealing with projects and I ask them whether they would like to work classically, agilely or hybridly, I am met with questioning faces or told ‘Anything but agile!’ or ‘No way with the endless waterfall project plans,’ or similar. By asking questions and observing the project team and other external factors, the answer often comes naturally.

But I understand the uncertainties involved in choosing the right method. It only becomes difficult when the method is prescribed from somewhere else but does not suit the project team. The important question is: Which method is best suited to my project? Let's take a look at the three main methods and how they are often used in practice.

Classic project management: phases and plan

Classic project management, often referred to as the traditional or waterfall model, is based on a strict, linear sequence of phases. Like a waterfall flowing from top to bottom, the individual project steps must be completed one after the other. The most important features are:

Detailed planning. The first step is comprehensive planning, in which all goals, milestones, resources and budgets are precisely defined.

Clear distribution of roles. Each team member has a fixed role and clearly defined tasks.

Strict documentation. All processes and decisions are thoroughly documented.

Low flexibility. Changes during the course of the project are often time-consuming and costly, as they can disrupt the entire plan.

It is particularly well suited to projects with clearly defined requirements and a stable environment where unexpected changes are unlikely. A typical example is construction projects, where the individual phases (land acquisition, foundations, shell construction, interior work) build logically on each other.

A 2020 study by the Project Management Institute (PMI) shows that despite the rise of agile methods, the classic approach remains the preferred method in many industries, such as construction and manufacturing.

Agile project management: flexibility and collaboration

In contrast to the rigid waterfall model, agile project management stands for flexibility and rapid adaptability. The agile movement emerged in the early 2000s when the Agile Manifesto was published. It emphasises collaboration, responsiveness to change and working software (or products). The key features are:

Iterative development. The project is divided into small, manageable sections – known as iterations or sprints.

Customer focus. The customer is actively involved in the development process to provide feedback and ensure that the end product meets their needs.

Self-organising teams. Teams often organise themselves and decide together how best to solve the tasks at hand.

Adaptability. Changes are not only allowed but are seen as an opportunity for improvement.

The best-known agile methods are Scrum and Kanban. Scrum uses short sprints to deliver working product increments at regular intervals. Kanban, on the other hand, visualises the workflow on a board and helps to identify and eliminate bottlenecks. Agile methods are ideal for projects in dynamic environments, such as software development or product development, where requirements can change quickly.

According to Digital.ai's ‘15th State of Agile Report,’ over 80% of companies surveyed in 2021 said they use agile methods, with Scrum being the most widely used method.

Hybrid project management: the best of both worlds

Many companies find that neither the rigid classic nor the purely agile method is perfect for their projects. The solution often lies in a hybrid approach. This combines elements of classic and agile project management to leverage the advantages of both worlds.

A hybrid model could look like this (example):

Classic planning phase. At the beginning of the project, detailed, classic planning is carried out to define the rough framework, milestones and budget.

Agile execution. The actual development or implementation phase is then carried out in an agile manner, in short sprints. This allows changes to be implemented quickly and customer feedback to be integrated without jeopardising the overall schedule.

This approach is particularly useful for projects that require a certain degree of predictability (e.g. due to high regulation or external dependencies) but also require a high degree of adaptability. An example would be the development of new hardware, where production planning is carried out in the traditional manner, but software development for the hardware is implemented in an agile manner.

A 2022 survey by Gartner found that more than 70% of companies already use hybrid approaches in their project management or plan to do so in the next few years, underscoring the growing relevance of this method.

Trends in the use of different project management methods

Studies and surveys by organisations such as the Project Management Institute (PMI) and GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) provide insight into the trends. The key message is that the project management landscape is changing dramatically:

Agile methods are on the rise. Studies such as the ‘State of Agile Report’ show that agile approaches such as Scrum and Kanban have gained massively in importance in recent years, especially in IT and software development. Over 80% of companies say they use agile methods, often in combination with other approaches.

Hybrid approaches are gaining the upper hand. The strict separation between “classical” and ‘agile’ is no longer realistic in many organisations. Most projects use a hybrid form. Available studies suggest that hybrid methods are the fastest-growing category. Companies recognise that they need to combine the strengths of both worlds to be successful in dynamic environments. A 2022 survey by Gartner confirmed, for example, that over 70% of companies already use hybrid approaches or plan to do so.

Classic project management remains relevant. Although the proportion of pure waterfall projects is dwindling, the classic approach remains indispensable in certain industries. Classic methods continue to be used, especially in sectors such as construction, infrastructure and manufacturing, where requirements are clearly defined at the outset and changes involve considerable additional effort. Classic project management often also forms the basis for overarching planning in hybrid projects.

Quintessence

Choosing the right project management method depends heavily on the individual project requirements, the team and the organisational environment. The classic model offers structure and predictability, while the agile model stands for flexibility and adaptability. The hybrid approach represents a powerful bridge between these two worlds and makes it possible to combine the strengths of both methods. But the trend is clearly moving away from a dominant method towards a mix of methods. No matter which method you choose, understanding the respective principles is the first step towards successful project management.

Would you like to know more, are you looking for advice on your project or support for your project? Then please feel free to contact me.

Projektmanagement-Methode in Klassisch, Agil oder Hybrid?

Fri, 08 Aug 2025 15:52:22 GMT

Projektmanagement-Methode in Klassisch, Agil oder Hybrid?

Zusammenfassung

Die großen Projektmanagement-Methoden haben bis heute ihre Berechtigung. Nicht jede Methode passt zu jedem Projekt oder zu einem Projektteam. Die drei Projektmanagement-Methoden werden hier noch kurz umrissen und allgemeine Trends dargestellt.

Projektmanagement-Methode in Klassisch, Agil oder Hybrid?

Wenn ich zu einem Projekt komme, wo die Projektmitarbeiter nicht sehr erfahren sind, was den Umgang mit Projekten angeht, und ich frage, ob sie gern klassisch, agil oder hybrid arbeiten möchten, schaue ich in fragende Gesichter oder mir wird gesagt „Bloß nicht agil!“ oder „Auf keinen Fall die endlosen Wasserfall-Projektpläne.“, oder ähnliches. Durch Fragen und Beobachten des Projektteams bzw. anderer äußerer Faktoren kommt die Antwort nicht selten von allein.

Aber ich verstehe die Unsicherheiten bei der Wahl der richtigen Methode. Schwierig wird es nur, wenn die Methode von irgendwoher vorgegeben wird, sie aber nicht zum Projektteam passt. Dabei ist die Frage wichtig: Welche Methode passt am besten zu meinem Projekt? Wir werfen einen Blick auf die drei Hauptmethoden und wie sie in der Praxis häufig verwendet werden.

Das klassische Projektmanagement: Phasen und Plan

Das klassische Projektmanagement, oft auch als traditionelles oder Wasserfall-Modell bezeichnet, basiert auf einer strengen, linearen Abfolge von Phasen. Wie bei einem Wasserfall, der von oben nach unten fließt, müssen die einzelnen Projektschritte nacheinander abgeschlossen werden. Die wichtigsten Merkmale sind:

Detaillierte Planung . Am Anfang steht eine umfassende Planung, in der alle Ziele, Meilensteine, Ressourcen und Budgets genau definiert werden.
Klare Rollenverteilung . Jedes Teammitglied hat eine feste Rolle und klar definierte Aufgaben.
Strikte Dokumentation . Alle Prozesse und Entscheidungen werden gründlich dokumentiert.
Geringe Flexibilität . Änderungen im Projektverlauf sind oft aufwändig und kostspielig, da sie den gesamten Plan durcheinanderbringen können.

Sie eignet sich besonders gut für Projekte mit klar definierten Anforderungen und einem stabilen Umfeld, bei denen kaum unerwartete Änderungen zu erwarten sind. Ein typisches Beispiel sind Bauprojekte, bei denen die einzelnen Phasen (Grundstückserwerb, Fundament, Rohbau, Innenausbau) logisch aufeinander aufbauen.

Eine Studie des Project Management Institute (PMI) aus dem Jahr 2020 zeigt, dass trotz des Aufstiegs agiler Methoden das klassische Vorgehen nach wie vor in vielen Branchen wie dem Baugewerbe und der Fertigung die bevorzugte Methode bleibt.

Das agile Projektmanagement: Flexibilität und Zusammenarbeit

Im Gegensatz zum starren Wasserfall-Modell steht das agile Projektmanagement für Flexibilität und schnelle Anpassungsfähigkeit. Die agile Bewegung entstand in den frühen 2000er Jahren, als das Agile Manifest veröffentlicht wurde. Es stellt die Zusammenarbeit, die Reaktion auf Veränderungen und funktionierende Software (oder Produkte) in den Vordergrund. Die zentralen Merkmale sind:

Iterative Entwicklung . Das Projekt wird in kleine, überschaubare Abschnitte – sogenannte Iterationen oder Sprints – unterteilt.
Kundenzentrierung . Der Kunde wird aktiv in den Entwicklungsprozess eingebunden, um Feedback zu geben und sicherzustellen, dass das Endprodukt seinen Bedürfnissen entspricht.
Selbstorganisierende Teams . Die Teams organisieren sich oft selbst und entscheiden gemeinsam, wie sie die anstehenden Aufgaben am besten lösen können.
Anpassungsfähigkeit . Änderungen sind nicht nur erlaubt, sondern werden als Chance zur Verbesserung gesehen.

Die bekanntesten agilen Methoden sind Scrum und Kanban. Scrum verwendet kurze Sprints, um in regelmäßigen Abständen funktionierende Produktinkremente zu liefern. Kanban hingegen visualisiert den Arbeitsfluss auf einem Board und hilft, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen. Agile Methoden eignen sich ideal für Projekte in dynamischen Umgebungen, wie der Softwareentwicklung oder der Produktentwicklung, wo sich Anforderungen schnell ändern können.

Laut dem "15th State of Agile Report" von Digital.ai gaben 2021 über 80% der befragten Unternehmen an, agile Methoden zu nutzen, wobei Scrum die am weitesten verbreitete Methode ist.

Das hybride Projektmanagement: Das Beste aus beiden Welten

Viele Unternehmen stellen fest, dass weder die starre klassische noch die rein agile Methode perfekt für ihre Projekte ist. Die Lösung liegt oft in einem hybriden Ansatz. Dieser kombiniert Elemente des klassischen und agilen Projektmanagements, um die Vorteile beider Welten zu nutzen.

Ein hybrides Modell könnte so aussehen (Beispiel):

Klassische Planungsphase . Zu Beginn des Projekts wird eine detaillierte, klassische Planung durchgeführt, um den groben Rahmen, die Meilensteine und das Budget festzulegen.
Agile Ausführung . Die eigentliche Entwicklungs- oder Umsetzungsphase erfolgt dann agil, in kurzen Sprints. So können Änderungen schnell umgesetzt und Kundenfeedback integriert werden, ohne den übergeordneten Zeitplan zu gefährden.

Dieser Ansatz ist besonders nützlich bei Projekten, die eine gewisse Vorhersehbarkeit benötigen (z.B. wegen hoher Regulierung oder externer Abhängigkeiten), aber gleichzeitig auch eine hohe Anpassungsfähigkeit erfordern. Ein Beispiel wäre die Entwicklung einer neuen Hardware, bei der die Produktionsplanung klassisch erfolgt, die Softwareentwicklung für die Hardware aber agil umgesetzt wird.

Eine Umfrage von Gartner aus dem Jahr 2022 ergab, dass mehr als 70% der Unternehmen bereits hybride Ansätze in ihrem Projektmanagement nutzen oder planen, dies in den nächsten Jahren zu tun, was die wachsende Relevanz dieser Methode unterstreicht.

Trends in der Nutzung der verschiedenen Projektmanagementmethoden

Es gibt Studien und Umfragen von Organisationen wie dem Project Management Institute (PMI) und der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, die Aufschluss über die Trends geben. Die Kernaussage ist, dass sich die Landschaft des Projektmanagements stark wandelt:

Agile Methoden sind auf dem Vormarsch . Studien wie der "State of Agile Report" zeigen, dass agile Ansätze wie Scrum und Kanban in den letzten Jahren massiv an Bedeutung gewonnen haben, insbesondere in der IT- und Softwareentwicklung. Über 80 % der Unternehmen geben an, agile Methoden zu nutzen, oft in Kombination mit anderen Ansätzen.
Hybride Ansätze gewinnen die Oberhand . Die strikte Trennung zwischen "klassisch" und "agil" ist in vielen Organisationen nicht mehr realistisch. Die meisten Projekte nutzen eine Mischform. Aus den verfügbaren Studien lässt sich ableiten, dass hybride Methoden, die am schnellsten wachsende Kategorie sind. Unternehmen erkennen, dass sie die Stärken beider Welten kombinieren müssen, um in dynamischen Umfeldern erfolgreich zu sein. Eine Umfrage von Gartner aus dem Jahr 2022 bestätigte beispielsweise, dass über 70 % der Unternehmen bereits hybride Ansätze nutzen oder dies planen.
Klassisches Projektmanagement bleibt relevant . Obwohl der Anteil reiner Wasserfall-Projekte schwindet, bleibt der klassische Ansatz in bestimmten Branchen unverzichtbar. Vor allem in Sektoren wie dem Baugewerbe, der Infrastruktur und der Fertigung, wo die Anforderungen zu Beginn klar definiert sind und Änderungen großen Mehraufwand bedeuten, wird weiterhin auf klassische Methoden gesetzt. Das klassische Projektmanagement bildet oft auch die Grundlage für die übergeordnete Planung in hybriden Projekten.

Quintessenz

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode hängt stark von den individuellen Projektanforderungen, dem Team und dem organisatorischen Umfeld ab. Das klassische Modell bietet Struktur und Vorhersehbarkeit, das agile Modell steht für Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Der hybride Ansatz stellt eine leistungsstarke Brücke zwischen diesen beiden Welten dar und ermöglicht es, die Stärken beider Methoden zu vereinen. Aber der Trend geht klar von einer dominierenden Methode hin zu einem Methoden-Mix. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden: Das Verständnis der jeweiligen Prinzipien ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projektmanagement.

Sie möchten mehr wissen, suchen nach einer Beratung für Ihr Projekt oder einer Unterstützung in Ihrem Projekt? Dann kontaktieren Sie mich gern.

Wenn das Projekt aus den Fugen gerät

Fri, 08 Aug 2025 15:41:57 GMT

Scope Creep: Wenn das Projekt aus den Fugen gerät

Zusammenfassung

„Scope Creep“ beschreibt die unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs, die oft durch zusätzliche Anforderungen ausgelöst wird. Dieses Phänomen führt zu Verzögerungen in Zeit und Budget und einer Überlastung des Teams. Aber man kann dagegen angehen.

Was ist ein Scope Creep?

Ich stelle ihn mir als ein riesiges flauschiges Etwas vor, den man mal knuddeln, aber der einem meistens fruchtbar auf die Nerven gehen kann.

Stell dir vor: Du hast ein riesiges Bücherregal. Du hast einen klaren Plan: An diesem Samstagmorgen Bücher raus, Staub entfernen, Regal auswischen, Lampen anbringen (die das ganze Bücherregal von oben anleuchten), Bücher wieder rein, fertig. Aber dann denkst du: „Wenn ich schon mal dabei bin, könnte ich ja auch mal sehen, dass ich ein paar Bücher aussortiere, der hiesigen Bibliothek spende und gleichzeitig Platz für neue Bücher schaffe.“ Und da steht das flauschige Etwas und klappert mit seinen flehenden Augen. Und dann, „Das Buchgeschäft hat ja noch offen, ich kann gleich losziehen und die fünf Bücher kaufen, die mir eingefallen sind, als ich heute über mein Bücherregal nachgedacht habe.“ Ehe du dich versiehst, ist aus einem Samstagmorgenprojekt ein Ganztagsprojekt geworden, das mehr Zeit und mehr Budget in Anspruch nimmt. Und das flauschige Etwas grinst mich an.

Der Begriff

Scope Creep! Dieses Phänomen ist in der Projektarbeit weit verbreitet und kann selbst die bestgeführten Projekte zum Scheitern bringen. Das PMI (Project Management Institute) geht davon aus, dass 52% der Projekte mit einem Scope Creep kämpfen.

Der Begriff Scope Creep (freiübersetzt mit „Funktions-/ Umfangserweiterung“) beschreibt die unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs. Am Anfang gibt es eine klare Definition dessen, was das Projekt leisten soll und was nicht – das wäre der Idealzustand. Das ist der sogenannte Scope. Scope Creep tritt auf, wenn im Laufe des Projekts immer mehr zusätzliche Funktionen, Anforderungen oder Aufgaben hinzugefügt werden, die ursprünglich nicht geplant waren.

Der Projektumfang wächst dabei oft in kleinen, unscheinbaren Schritten und das flauschige Etwas wird immer größer. Ein Stakeholder bittet um eine „kleine Änderung hier“, ein anderes Teammitglied schlägt eine „coole neue Funktion“ vor, und ehe man sich versieht, hat sich der ursprüngliche Plan in Luft aufgelöst. Das Problem dabei: Jede dieser kleinen Änderungen hat Konsequenzen. Sie kostet Zeit, Geld und Ressourcen und kann das gesamte Projekt gefährden.

Warum passiert Scope Creep?

Die Gründe für Scope Creep sind vielfältig und oft menschlicher Natur:

Mangelnde klare Projektdefinition. Wenn der Projektumfang von Anfang an vage oder unklar ist, ist es leicht, neue Dinge hinzuzufügen. Eine präzise und detaillierte Scope-Definition, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert wird, ist der beste Schutz.
Unerwartete Anfragen von Stakeholdern. Kunden, Manager oder andere Stakeholder sehen im Laufe des Projekts oft neue Möglichkeiten und wünschen sich Änderungen. Häufig werden diese Anfragen mit „Das ist doch nur eine Kleinigkeit!“ begründet.
Gold Plating. Das ist ein Spezialfall des Scope Creep, bei dem das Projektteam selbst zusätzliche, nicht angeforderte Funktionen hinzufügt. Aus dem Wunsch heraus, ein perfektes oder besonders beeindruckendes Produkt abzuliefern, werden oft Features eingebaut, die niemand wirklich braucht. Das ist häufig bei technikaffinen Teams zu beobachten, die die neuesten Technologien unbedingt einsetzen wollen.
Kommunikationsprobleme. Wenn die Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern nicht funktioniert, können Missverständnisse entstehen. Ein falsches Verständnis der Anforderungen kann dazu führen, dass unerwünschte oder zusätzliche Funktionen entwickelt werden.
Menschliche Faktoren. Der Wunsch, den Kunden glücklich zu machen ist verständlich und menschlich, öffnet dem Scope Creep jedoch die Türen. Auch der mangelnde Mut der Konfrontation ist diesem inhärent.

Die Folgen

Die Folgen von Scope Creep sind selten positiv. Ein Projekt, in dem sich der Scope Creep eingschlichen hat, kämpft fast immer mit denselben Problemen:

Verzögerungen. Jede neue Anforderung braucht Zeit. Das geplante Enddatum kann nicht mehr gehalten werden, was zu Frustration bei allen Beteiligten führt.
Budgetüberschreitungen. Mehr Arbeit bedeutet höhere Kosten. Das geplante Budget reicht nicht mehr aus, um das Projekt abzuschließen.
Überlastung des Teams. Das Team muss plötzlich mehr leisten als ursprünglich geplant. Das führt zu Stress, Überstunden und im schlimmsten Fall zu Burnout.
Qualitätsverlust. Um die neuen Anforderungen noch irgendwie zu bewältigen, müssen oft Kompromisse bei der Qualität gemacht werden. Die Arbeit wird gehetzt, Tests werden vernachlässigt. Am Ende steht ein Produkt, das zwar mehr Funktionen hat, aber dafür voller Fehler steckt.
Projektabbruch. In extremen Fällen kann Scope Creep so gravierend sein, dass das Projekt völlig unkontrollierbar wird. Manchmal bleibt dann keine andere Wahl, als es komplett abzubrechen.

Der richtige Umgang mit Scope Creep

Was macht man also, wenn der Scope Creep am Schreibtisch steht und an deinen Plänen rüttelt? Auch wenn nicht alle Ideen für eine Projekterweiterung schlecht sind, man muss sie richtig handhaben. Es gibt klare Strategien, um ihm entgegenzuwirken:

Klare Projektdefinition von Anfang an. Bevor der erste Handgriff getan wird, muss der Projektumfang schriftlich fixiert werden. Ein sogenanntes Scope Statement/ Anforderungskatalog oder eine ähnliche Dokumentation definiert genau, was zum Projekt gehört und, ganz wichtig, was nicht. Dieses Dokument sollte von allen wichtigen Stakeholdern unterschrieben werden, bestenfalls Teil des Projektauftrages/ Projektvertrages sein.
Robuster Änderungsmanagement-Prozess/ Change Management. Anfragen für neue Funktionen oder Änderungen werden nicht einfach „mal so“ akzeptiert. Es sollte einen klaren, formalen Prozess geben. Jede Anfrage wird bewertet: Welche Auswirkung hat sie auf Zeit, Kosten und Ressourcen? Diese Bewertung wird dann den Stakeholdern präsentiert, die entscheiden müssen, ob sie die zusätzlichen Kosten und Verzögerungen in Kauf nehmen wollen oder ob es Teil eines neuen Projektes sein kann.
Kommunikation. Regelmäßige Meetings mit allen Stakeholdern sind entscheidend. Der Projektmanager muss den Fortschritt transparent machen und frühzeitig kommunizieren, welche Auswirkungen Änderungen haben könnten. So werden alle auf dem Laufenden gehalten und Missverständnisse vermieden.
Das Team schützen. Als Projektleiter ist es deine Aufgabe, dein Team vor unkontrollierten Anforderungen zu schützen. Sei der Puffer zwischen dem Team und den Stakeholdern. Erinnere sie daran, dass der Fokus auf dem liegt, was zu Beginn vereinbart wurde.

Quintessenz

Scope Creep schleicht sich langsam und unauffällig ein und kann die besten Pläne zum Scheitern bringen. Die gute Nachricht: Mit einer klaren Definition, einem robusten Prozess und offener Kommunikation kannst du diesen Projektstörenfried in Schach halten. Wichtig sind Grenzen und ein stabiler Projektumfang – egal, ob es um dein Bücherregal geht oder die Entwicklung einer komplexen Software geht.

Sie möchten mehr wissen, suchen nach einer Beratung für Ihr Projekt oder einer Unterstützung in Ihrem Projekt? Dann kontaktieren Sie mich gern.

Warum Projektmanagement?

Thu, 07 Aug 2025 19:24:17 GMT

Warum Projektmanagement?

ZUSAMMENFASSUNG

Warum sollen wir uns mit Projektmanagement überhaupt auseinandersetzen, wenn doch die Quote der gescheiterten Projekte immer noch so hoch ist? Genau deshalb, und weil der Bedarf an Projektmanagern in den nächsten Jahren riesig ist. Die Welt ist im stetigen Wandel, die Herausforderungen werden nicht weniger und viele Veränderungen und Transformationen beginnen mit einem Projekt.

Uneinsichtigkeiten und administrativer Ballast

In einigen meiner Projekte, bei denen das Thema Projektmanagement noch recht neu war, schlug mir öfter entgegen: „Wie jetzt, ich soll auch noch einen Bericht schreiben?“, „Wir brauchen keine Projektplanung, ich weiß was ich zu tun habe.“ Oder „Wozu treffen wir uns für Risikomanagement? Wir haben doch noch nicht mal angefangen!“ Da heißt es lächeln und mit viel Geduld erklären, wie der Zusammenhang zwischen Projektauftrag und Projekterfolg, und allem, was dazwischen zu tun ist, liegt. Der Widerstand ist nicht selten groß, denn Projektmitarbeiter geben sich nicht gleich geschlagen, schließlich will man sich nur den interessanten und vielversprechendsten Aufgaben widmen bzw. ist das Tagesgeschäft erdrückend genug, um sich nicht noch mit mehr „administrativen Ballast“ zu beschäftigen.

Noch zu viele Projekte, die scheitern

Wenn man also mit Logik nicht weiterkommt, müssen Fakten her! Das ist leichter gesagt als getan. Ich empfinde die Statistiken dazu im Allgemeinen als dürftig und manchmal schon recht alt. Dennoch ein paar ausgesuchte Zahlen, um sie mal gehört zu haben:

52% aller IT-Projekte erfüllen die Anforderungen nicht vollständig *1
17% aller IT-Projekte überschreiten die Kosten und treffen nicht den vereinbarten Termin *1
Nur max. 50% der IT-Projekte werden als erfolgreich bezeichnet *1
Gut 20% aller IT-Projekte werden abgebrochen *1
Lt. einer Studie der GPM und der PA Consulting (2008) scheitern mehr als 30% aller Gesamtprojekte
Öffentliche Großprojekte sind durchschnittlich 73% teurer als geplant *2

Ja, diese Fakten sind ernüchternd, auch für die, die täglich damit zu tun haben. Aber was sind die Punkte, die ein Projekt oft ins Schwanken bzw. zum Fallen bringen? Hier ein Auszug:

Unklare oder unrealistische Ziele und Anforderungen . Meiner Erfahrung nach, wird dieser essentielle Punkt gern übersprungen oder zu ungenau mit dem Auftraggeber abgestimmt. Hier spielen die Themen Kommunikation und Fehlerkultur mit hinein. Aus Scheu, sich vor dem Auftraggeber oder dem eigenen Team die Blöße zu geben o.ä., werden wichtige Grundsatzfragen nicht gestellt. Dabei darf man nicht vergessen, dass die Sichtweisen der unterschiedlichen „Berufsgruppen“, und ja, manchmal auch innerhalb der eigenen, auf ein Thema nicht verschiedener sein können, je nach Vorstellung und Erfahrungen der jeweiligen Menschen. Wer also diesen Punkt nicht sorgsam genug bearbeitet, hat bereits von Anfang an verloren.
Mangelhafte Planung . Das ist der klassische Stolperstein. Mit einer unzureichenden oder unrealistischen Zeit- und Ressourcenplanung werden notwendige Ressourcen, wie Personal, Budget, Technologie und Zeit unterschätzt oder nicht ausreichend eingeplant. Nicht selten steht es im direkten Zusammenhang mit Punkt 1). Es ist erst recht schwierig, wenn man als Unternehmen/ Organisation auf ein bestimmtes Projekt angewiesen ist. Nicht selten sind diese Planungen bereits von Anfang an unhaltbar.
Fehlende und ineffiziente Kommunikation . Zugegebenermaßen ist dies ein wachsendes Problem je größer das Projekt. Das erscheint logisch. Hierbei geht es um gemeinsames Verständnis, Abstimmungen und die Vermeidung von Fehlern innerhalb des Projektteams, mit Stakeholdern oder dem Management. Und wieder ist zu berücksichtigen, dass diese Kommunikations-Zielgruppen unterschiedliche Sichtweisen, Vorstellungen und Wissenstiefe zu dem jeweiligen Projekt haben.
Fehlende Unterstützung durch das Management/ Stakeholder-Engagement . Ja, das kann ein Projekt tatsächlich „verhungern“ lassen. Wenn das (Top-) Management das Projekt nicht ausreichend unterstützt oder wichtige Stakeholder nicht eingebunden oder willig sind, fehlt es an Rückhalt, Entscheidungen werden verzögert oder gar nicht erst getroffen. Das ist somit definitiv ein Punkt für Punkt 3) und 5).
Unzureichendes Risiko- und Chancenmanagement . Dieses Thema wird immer unterschätzt und nicht immer gut verstanden. Das frühzeitige Erkennen, Bewerten und Bearbeiten von potenziellen Risiken sind absolut entscheidend. Wenn Risiken ignoriert oder nicht (früh genug) aufgedeckt werden, können sie ein Projekt zum Scheitern bringen.
Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten . Je größer das Projekt, desto wichtiger ist diese Aufgabe. Wenn nicht klar ist, wer für welche Aufgaben und Entscheidungen zuständig ist, kommt es zu Doppelarbeit oder unbesetzten Aufgabenbereichen und führt zu unnötiger Verwirrung im Projekt. Dieser Punkt schließt sich gleich an Punkt 2) an.
Ungenügende Projektüberwachung und -steuerung : Eine fehlende Kontrolle des Projektfortschritts und die damit einhergehende Unfähigkeit, auf Abweichungen schnell reagieren zu können und Korrekturmaßnahmen einzuleiten, sind ebenfalls kritisch. Den Projektfortschritt zu messen ist nicht immer leicht, egal mit welcher Projektmanagement-Methodik, aber man kann bereits bei der Planung darauf hinwirken. Ein Projekt ohne Überwachung und Steuerung ist zu keiner Zeit aussagekräftig.

Projektmanagement funktioniert

Jemand, der dies bis hierher gelesen hat und noch nie mit Projektmanagement zu tun hatte, könnte jetzt denken „Funktioniert Projektmanagement überhaupt?“ Und da sage ich: ja, wenn man es richtig angeht! Wenn allen Beteiligten klar ist, welche Rahmenbedingungen nötig sind, um ein Projekt zum Erfolg zu bringen:

Klare und realistische Projektziele nach abgestimmten realistischen Anforderungen
Angemessene Ressourcenplanung und -verfügbarkeit
Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit
Starke Führung und Unterstützung durch das Management/ Stakeholdern
Umfassendes Risikomanagement
Kompetente Projektleiter und ein motiviertes Team
Einsatz geeigneter Projektmanagement-Methoden und -Tools

Schließlich sind immerhin irgendetwas zwischen 20-50% aller Projekte erfolgreich! Je nach Größe oder Branche oder auch Unternehmensgröße. Mit der agilen Projektmanagement-Methode sind Projekte etwas erfolgreicher. Projekte im Gesundheitswesen sind durchschnittlich erfolgreicher, was evtl. darauf zurückzuführen ist, dass die Geschlechterverteilung unter den Projektmitarbeitern im Gesundheitswesen am geringsten ist (41 %Frauen zu 59 % Männer), was auf eine ausgewogenere Belegschaft hindeutet. Wohingegen die Hälfte aller Bauprojekte weltweit scheitert, im Sinne des Projekterfolgs, und zwar an den Kosten. Aber auch hier ist in der Entwicklung sichtbar, dass es besser wird.

Rolle des Projektmanagers

Noch mehr Fakten ? Lt. des Reports „Future of Jobs” (01/2025) des World Economic Forums steht der Beruf des Projektmanagers an 12. Stelle der zukunftsträchtigsten Berufe. Das PMI (Projekt Management Institute) hat daraufhin ausgerechnet, dass es bis 2035 einen Bedarf an 29,8 Millionen neuer Projektmanager weltweit gibt, ganz besonders in den Bereichen „Construction“, „Manufacturing“, IT-Services, and HealthCare. Also so verloren ist das Thema Projektmanagement doch nicht. Und wir dürfen nicht vergessen, dass Projekte die Treiber für Veränderungen sind und die Transformationen unserer Zeit weltweit voranbringen.

Quintessenz

Ich arbeite jeden Tag daran, dass das Thema Projektmanagement die Aufmerksamkeit bekommt, die es braucht, wenn es um Projekte geht. Niemand hat ein Muster oder eine Schablone für ein erfolgreiches Projektmanagement, denn es sind immer verschiedene Menschen, mit denen wir Dinge umsetzen und vorantreiben. Wir setzen Projekte für Menschen um, für die sich etwas ändert. Es geht im Projektmanagement genau darum und nicht, ob agil oder klassisch oder hybrid. Wenn wir das transportieren können, sehe ich eine große Chance für mehr Akzeptanz für ein strukturiertes Projektmanagement und damit auch für mehr Projekterfolg.

Sie möchten mehr wissen, suchen nach einer Beratung für Ihr Projekt oder einer Unterstützung in Ihrem Projekt? Dann kontaktieren Sie mich gern.

*1 Fachartikel „Scheitern von IT-Projekten“ aus derprojektmanager

*2 Hertie School of Governance; “Großprojekte in Deutschland – Zwischen Ambition und Realität”, veröffentlichte Studie aus 2017

Projektmanagement

Why project management?

Why project management?

Intransigence and administrative ballast

Too many projects still fail

Project management works

Role of the project manager

Quintessence

Scope creep: When the project gets out of hand

Scope creep: When the project gets out of hand

What is scope creep?

The term

Why does scope creep happen?

Project management method: classic, agile or hybrid?

Project management method: classic, agile or hybrid?

Project management method: classic, agile or hybrid?

Classic project management: phases and plan

Agile project management: flexibility and collaboration

Hybrid project management: the best of both worlds

Trends in the use of different project management methods

Quintessence

Projektmanagement-Methode in Klassisch, Agil oder Hybrid?

Projektmanagement-Methode in Klassisch, Agil oder Hybrid?

Projektmanagement-Methode in Klassisch, Agil oder Hybrid?

Das klassische Projektmanagement: Phasen und Plan

Das agile Projektmanagement: Flexibilität und Zusammenarbeit

Das hybride Projektmanagement: Das Beste aus beiden Welten

Trends in der Nutzung der verschiedenen Projektmanagementmethoden

Quintessenz

Wenn das Projekt aus den Fugen gerät

Scope Creep: Wenn das Projekt aus den Fugen gerät

Was ist ein Scope Creep?

Der Begriff

Warum passiert Scope Creep?

Die Folgen

Der richtige Umgang mit Scope Creep

Quintessenz

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Warum Projektmanagement?

Warum Projektmanagement?

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Uneinsichtigkeiten und administrativer Ballast

Noch zu viele Projekte, die scheitern

Projektmanagement funktioniert

Rolle des Projektmanagers

Quintessenz

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